Fatturazione elettronica farmacia, quale soluzione scegliere?

Il 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica farmacia diventa realtà. Per questo motivo, migliaia di farmacie italiane dovranno adeguarsi a questa importante rivoluzione che certamente agevolerà il modo di lavorare. Nella scelta del partner ideale per la fatturazione elettronica, tuttavia, è necessario valutare alcuni elementi. Tra i requisiti fondamentali per poter avviare una fatturazione elettronica, attiva e passiva, senza intoppi, vi è la necessità della completa integrazione col software gestionale della farmacia. Ciò a causa degli elevati volumi di documenti ricevuti ed emessi, per l’elevato di numero di “righe” – che corrispondono ai prodotti – all’interno di ogni singolo documento contabile, ma anche, nella parte “passiva”, per la possibilità di far quadrare meglio i conti con grossisti e fornitori mediante la verifica delle informazioni.

Per questo motivo, al momento di decidere in che direzione andare, bisogna porsi alcuni quesiti. Il primo riguarda l’integrazione con il software gestionale farmacia: la soluzione che sto acquistando è completamente integrata col software gestionale farmacia? Se la soluzione non è integrata con il software gestionale, quali operazioni manuali e meccaniche, in aggiunta a quelle attuali, dovrà svolgere la farmacia periodicamente? In che modo il commercialista o il consulente potranno recuperare i documenti contabili al fine di poterli trattare nell’ambito delle rispettive funzioni? Un altro importante quesito riguarda la possibilità di svolgere – da parte della soluzione acquistata – anche la funzione di soggetto Intermediario per il corretto invio e ricezione dei file FatturaPA o dei file archivio, per conto della farmacia o dell’amministrazione pubblica. Qualora la soluzione scelta non contenga questa opzione, bisogna chiedersi allora che tipo di soggetto considerare per l’invio e la ricezione dei file all’agenzia delle entrate, attraverso il Sistema di Interscambio.

La via più semplice, in ogni caso, è quella della soluzione integrata, ovvero, di una soluzione che consente di poter effettuare in maniera ordinata e precisa la gestione delle fatture emesse e ricevute all’interno del software gestionale, magari scrivendole direttamente nello scadenziario. La soluzione ideale, inoltre, dovrebbe garantire la possibilità di poter trattare con semplicità il documento contabile anche per operazioni successive, come la verifica delle quantità, dei prezzi, dei prodotti, rispetto a quelli ordinati e consegnati. Infine, la soluzione dovrebbe prendersi carico anche, direttamente o attraverso partner esterni, della consegna presso l’Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema di Interscambio, ovvero, fungere anche da soggetto Intermediario deputato per questo lavoro.

Qualora la software house possa garantire, in un sol colpo, la risoluzione delle problematiche sopra evidenziate, magari anche con un esborso un po’ più oneroso rispetto ad altri operatori – che offrono soluzioni a prezzo stracciato, ma che renderebbero impegnativa la gestione dei documenti contabili – ebbene, bisognerebbe sfruttare questa opportunità. Proprio con l’obiettivo di agevolare la vita del farmacista, alcune software house propongono ai loro clienti soluzioni cosiddette “chiavi in mano”, che danno la possibilità di avere il controllo “in un click” di ciò che accade, sia per i processi che avvengono in farmacia, sia per quelli a carico del commercialista o per il consulente esterno. Tra queste, l’azienda CGM, produttrice del software WINGESFAR, che ha sviluppato la soluzione integrata CGM PHARMAINVOICE, nella versione Attiva e Passiva, che consente di poter gestire il tutto nell’ambito della propria attività, senza dover necessariamente derogare questa attività a soggetti esterni, in forma del tutto integrata nelle varie funzioni del software gestionale.

Infine, un altro aspetto da considerare, di non poca importanza, nella scelta del partner per la fatturazione elettronica, è la capacità di veder risposta una domanda conseguente ad un problema, qualora la farmacia possa aver bisogno di un chiarimento o di assistenza sulle procedure. In tal senso, le software house farmacia, distinte negli anni per una capillare presenza sul territorio e forte prossimità alle esigenze quotidiane del farmacista, possono sicuramente rispondere, in tempi brevi, tutti quei piccoli quesiti o necessità che sorgeranno durante l’attività quotidiana di gestione. Spesso offrendo copertura assistenziale anche in orari lavorativi estesi, trovando sempre qualcuno pronto per rispondere.

Articolo pubblicato con il contributo non condizionante di CGM Italia Group.