La gestione ottimale dei servizi in farmacia passa anche per l’utilizzo di soluzioni avanzate che consentano di erogare una prestazione eccellente sul bacino di riferimento, oltre che scalare i costi gestionali al fine di operare sul mercato con uno slancio competitivo. A supportare le operazioni di presa in carico dei pazienti in farmacia soccorre PharmaTime, software che manda in pensione la vecchia agenda cartacea e che permette di gestire la prenotazione di servizi, trattamenti estetici, iniziative in-store come consulenze e giornate in farmacia, e adattarsi a specifiche esigenze come la gestione delle prenotazioni dei test sierologici Covid-19. FarmaciaVirtuale.it ha raccolto l’esperienza di Florian Peer, farmacista titolare a Bressanone, il quale ha descritto il caso di uso di PharmaTime, sviluppato da Fulcri Srl, alla luce delle esigenze operative della propria realtà, con particolari benefici proprio per eseguire i test sierologici Covid-19.
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I diversi casi d’uso di PharmaTime
«Usiamo già da tempo PharmaTime – evidenzia Peer -, tipicamente per gli eventi dove ci sono molte persone. Chiediamo ai pazienti di prenotare su PharmaTime. Ad esempio, se pianifichiamo una conferenza in farmacia e sappiamo che abbiamo solo un numero limitato di posti, usiamo PharmaTime per la registrazione e la gestione delle presenze e funziona benissimo». Inoltre «c’è il discorso degli slot di tempo, come nel caso delle misurazioni della glicemia, grasso corporeo, che normalmente eseguiamo senza prenotazione ma se facciamo una campagna promozionale è comodo avere le prenotazioni, altrimenti tutti arrivano nello stesso momento. Usiamo PharmaTime sempre, in tutto l’arco dell’anno, anche quando dobbiamo gestire 80-100 persone per un’unica iniziativa».
L’uso di PharmaTime per lo screening Covid-19
Con l’esecuzione dei test antigenici rapidi, PharmaTime di Fulcri ha raggiunto la massima potenzialità di utilizzo: «Facciamo 36 test all’ora e usiamo PharmaTime per il check-in più veloce. Ciò perché se una persona arriva e bisogna prendere tutti i dati in seduta stante sarebbe tutto impossibile da gestire. Con PharmaTime, invece, i pazienti inseriscono loro stessi i dati nella piattaforma. Così, quando arrivano nella tenda esterna predisposta, devono solo confermarci il numero di telefono e il codice fiscale. Con PharmaTime si riduce drasticamente il carico di lavoro».
L’organizzazione dei flussi di accesso alla farmacia
Sempre con riferimento ai test Covid-19, «in una giornata – spiega Peer – abbiamo fatto circa 400 test, tutto senza avere code. Il flusso delle persone era organizzato con l’ottimo sistema di prenotazioni PharmaTime. Eseguire un tampone è di per sè un’operazione che richiede pochi minuti, ma è giusto anche organizzare le fasi preliminari che potrebbero rappresentare le vere difficoltà nella gestione degli accessi in farmacia. Prima il telefono squillava tutto il tempo ma abbiamo inserito nella fonia un avviso che informava i pazienti della possibilità di prenotare online il proprio test».
L’usabilità e le funzionalità di PharmaTime
Quanto ai punti di forza PharmaTime, Peer sottolinea che «c’è un front-end ben definito nel quale inserire i dati. Il paziente può operare in totale autonomia inserendo i dati che noi richiediamo. Poi c’è l’sms di notifica che invia il promemoria prima dell’appuntamento. C’è anche l’email di notifica che arriva al paziente, nella quale è presente il collegamento per cancellare l’appuntamento. Il link per l’annullamento della prenotazione è fondamentale perché può capitare che il paziente abbia la necessità di eliminare l’appuntamento. Ora lo può fare in modalità autonoma, con uno sgravio di tempo per l’operatività della farmacia». In definitiva, «se un farmacista titolare vuole erogare i servizi in farmacia – conclude Peer -, deve necessariamente snellire. E PharmaTime fa proprio al caso di tutti quei colleghi con un approccio aperto al digitale che vogliono fare i servizi in farmacia mediante prenotazioni e dare il massimo al cliente che non deve aspettare. Se c’è questa filosofia, PharmaTime è molto utile».
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