Nodo smistamento ordini (NSO), cosa cambia per le farmacie?

Tra le diverse novità che diventeranno operative nel corso del 2021, il Nodo smistamento ordini (NSO), il cui impatto, analogamente all’introduzione della fattura elettronica sulle farmacie, porta con se diversi aspetti utili alla riflessione. FarmaciaVirtuale.it ne ha parlato con Emiliano Minella, responsabile dei sistemi informativi Sediva/Studio Bacigalupo Lucidi, il quale ha evidenziato le potenzialità dell’NSO ma anche alcuni limiti operativi per le farmacie.

Cosa significa NSO?

NSO è l’acronimo di Nodo Smistamento Ordini. Può essere inteso come “strumento” di supporto ad un moderno approccio di spending review che necessita di centralizzazione delle informazioni di acquisto, creato in seguito alle disposizioni della Legge di Bilancio 2018 con l’intenzione di tenere sotto controllo in particolare gli acquisti e le spese delle aziende pubbliche del Sistema Sanitario Nazionale tramite una infrastruttura in gestione al Dipartimento della Ragioneria di Stato. L’NSO è pertanto una infrastruttura in grado di veicolare documenti di acquisto in formato digitale integrata con lo SDI ed altre banche dati quali ad esempio la Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici.

Quando è prevista l’entrata in vigore dell’NSO?

Il Decreto del Ministero dell’Economia e Finanza del 7 dicembre 2018 stabiliva già date di entrata in vigore dell’obbligo di invio esclusivo di ordini di acquisto in via telematica, termini poi differiti con successivo Decreto Ministeriale del 27 dicembre 2019 che stabiliva l’entrata in vigore dell’obbligo dal 1° febbraio 2020 per i beni e dal 1° gennaio 2021 per i servizi coinvolgendo aziende del Servizio Sanitario Nazionale e loro fornitori con esplicita indicazione di non poter dar corso alla liquidazione e successivo pagamento in caso di omissione dei dati contenuti nell’ordine.

Questa novità può avere un impatto sulle farmacie?

L’esperienza della fatturazione elettronica con tutte le implicazioni sia di natura tecnica che normativa può certamente essere evocata per avere una idea realistica di quale potrebbe essere l’impatto di natura gestionale sulla farmacia che a partire da gennaio (salvo ulteriori proroghe) per vedersi liquidate fatture emesse nei confronti di enti SSN dovranno “cimentarsi” con questo nuovo adempimento che significa in concreto poter ricevere ordini elettronici via NSO. Se il processo di fatturazione elettronica si avvale dello SDI (Sistema di Interscambio) gestito dall’Agenzia delle entrate per scambiare documenti in formato XML analogamente l’ordine elettronico si avvale di NSO (Nodo Smistamento Ordini) gestito dal MEF per scambiare documenti in formato UBL XML (standard internazionale per la creazione di documenti digitali). Come per la fatturazione elettronica anche l’ordine elettronico ha regole di validazione stringenti che possono determinarne lo scarto in caso di eventuali errori e/o omissioni ed è pertanto richiesto l’ausilio del software per una corretta redazione dell’ordine.

Ha senso di parlare di Codice Univoco?

Infine, anche l’ordine elettronico può essere “scambiato” avvalendosi di una Pec o avvalendosi di un Codice Univoco e anche in questo caso l’esperienza della fatturazione elettronica suggerisce che avvalersi di una piattaforma dotata di Codice Univoco in grado di dialogare con il software gestionale potrebbe rappresentare una semplificazione gestionale importante rispetto ad una gestione manuale via PEC.

Quale è il processo di funzionamento dell’NSO?

L’ordine elettronico come la fattura è un file XML che nel suo formato nativo non è intellegibile e che pertanto se ricevuto via PEC richiederebbe un successivo passaggio per la sua trasformazione del file in formato PDF affinché si possano rilevare i tre dati essenziali da riportare obbligatoriamente nella fattura elettronica affinché sia pagabile. Come per la fatturazione elettronica è possibile rappresentare tutte le tipologie di documenti contabili necessari a gestire in modo esaustivo lo “scenario”, anche per gli ordini elettronici è possibile rappresentare differenti tipologie di documenti che consentiranno (nel tempo) di gestire in modo ottimale l’intero processo di acquisto.

Più nel dettaglio?

L’ordine viene emesso dal cliente, cioè l’azienda pubblica del Servizio Sanitario Nazionale, verso il fornitore cioè la farmacia. L’ordine pre-concordato viene emesso dal fornitore cioè la farmacia verso la pubblica amministrazione cioè il cliente. La risposta permette alla pubblica amministrazione di accettare, rifiutare o modificare l’ordine inviato dal cliente. L’ordine di riscontro consente alla pubblica amministrazione di confermare, declinare o sostituire risposte con modifiche o ordini concordati inviati dalle aziende fornitrici.

Sono presenti delle limitazioni operative o tecniche?

Continuando il parallelismo con la fatturazione elettronica la cui esperienza ci ha mostrato che il documento XML nel suo formato nativo non è intellegibile, analogamente gli ordini elettronici il cui formato nativo è XML richiedono che il software o piattaforma ricevente siano in grado di convertirli in formato intellegibile e nel caso contengano allegati analogici estrarli per poterli esibire.

In che modo la farmacia può adeguarsi agli ordini elettronici?

Per rispondere a questa domanda aiuta la FAQ pubblicata il 16.11.2020 dall’Agenzia delle Entrate nella categoria FatturaPA che precisa le indicazioni per il corretto inserimento in fattura degli estremi degli ordini elettronici nell’ambito della fatturazione elettronica. L’Agenzia delle Entrate riporta nella FAQ che per effetto del Decreto del MEF del 7 dicembre 2018 modificato e integrato dal successivo Decreto del 27 dicembre 2019, le fatture elettroniche emesse nei confronti degli enti del Servizio Sanitario Nazionale, nonché dei soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti enti, devono indicare gli estremi degli ordini elettronici (numero, data ed emittente dell’ordine) dai quali promanano le relative forniture.

In pratica?

Per adeguare la farmacia alla ricezione di ordini elettronici si possono seguire prevalentemente due strade, utilizzare la PEC per chi si sente pronto a gestire manualmente i files XML e convertirli in PDF o avvalersi del proprio software gestionale che, analogamente a quanto avvenuto per la fatturazione elettronica, potrà “dialogare” con una piattaforma NSO dotata di CODICE UNIVOCO, come ad esempio SKYNET, per semplificare il processo di ricezione/trasmissione/conversione dell’ordine nonché la trasposizione dei dati obbligatori dell’ordine in fattura.

Ci sono ulteriori aspetti da considerare?

Un’ultima considerazione, ordini e fatture elettroniche non dovrebbero essere intesi come eventi tecnologici distinti ma bensì come passaggi di un unico processo informativo che come tale richiederà a chi vuole aspirare ad un buon grado di semplificazione ad un contesto informativo unificato che significa in pratica ricevere nel proprio gestionale di farmacia non solo le fatture dallo SDI ma anche gli ordini da NSO da una piattaforma, in grado di integrare liberamente tutte le software house di farmacia come avvenuto per la fatturazione elettronica.