L’Agenzia delle entrate ha reso disponibile una guida operativa per guidare gli esercenti – comprese le farmacie – nell’adempimento del collegamento tra i dispositivi per l’accettazione dei pagamenti elettronici e gli strumenti per la certificazione dei corrispettivi. L’obbligo, introdotto per il 2026, interessa i Pos, sia fisici che virtuali, e i registratori telematici o la procedura web “Documento commerciale online”. La guida ha illustrato il meccanismo previsto, con gli esempi pratici, e mostrato il perimetro dell’obbligo, specificando tempistiche e casi particolari. Sul sito dell’Agenzia, nella pagina dedicata al Collegamento Pos-Rt, sono disponibili anche suggerimenti per chi gestisce più punti vendita, un manuale operativo, e una sezione di domande frequenti.
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Per l’adempimento collegamento logico, non fisico
È bene ricordare che l’adempimento in esame non richiede un collegamento materiale tra il Pos e il registratore telematico. Si tratta di una comunicazione di tipo informatico da effettuare una tantum, salvo successive variazioni, attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi”. Al momento dell’emissione del documento commerciale, l’indicazione della modalità di pagamento avviene già con le funzioni in uso, senza necessità di aggiornamenti. Gli esercenti che utilizzano un registratore telematico devono associare la matricola del dispositivo all’identificativo univoco del Pos tramite la funzione “Gestione collegamenti”. Coloro che si avvalgono di server Rt con più punti cassa devono abbinare i Pos alle matricole dei soli server. Per gli utenti della procedura web “Documento commerciale online”, il collegamento viene effettuato all’interno della stessa procedura. La guida precisa che il collegamento può essere multiplo.
Sono previste esclusioni e regole specifiche per i casi misti
Non sono soggetti all’obbligo i corrispettivi certificati tramite distributori automatici, la vendita di carburante, la ricarica di veicoli elettrici, tutte le operazioni esonerate dalla memorizzazione elettronica dei corrispettivi, anche se pagate elettronicamente. Tuttavia, se uno stesso Pos viene usato sia per operazioni certificate che per operazioni esonerate, il collegamento resta obbligatorio. Un Pos dedicato esclusivamente a operazioni esonerate può essere dichiarato come tale e non va collegato, ma non potrà essere utilizzato, neppure occasionalmente, per operazioni certificate. Se un esercente sceglie volontariamente di emettere documento commerciale per operazioni altrimenti esonerate, i Pos utilizzati devono essere collegati. L’obbligo non sussiste quando tutti i corrispettivi sono certificati esclusivamente tramite fattura.
Prima comunicazione da marzo 2026
La prima comunicazione dei collegamenti dovrà essere effettuata a partire dai primi giorni di marzo 2026, con riferimento ai Pos attivi nel mese di gennaio 2026. La disponibilità delle funzionalità per la registrazione sarà comunicata con un avviso sul sito dell’Agenzia delle entrate. Una volta attiva la procedura, gli esercenti o i loro delegati avranno 45 giorni di tempo per comunicare i collegamenti relativi a gennaio. Per i Pos attivati successivamente a gennaio 2026, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione. Gli stessi termini valgono per eventuali modifiche ai dati già registrati. Successivamente alla prima comunicazione, gli aggiornamenti saranno necessari solo in caso di ulteriori attivazioni, variazioni o dismissioni.
In farmacia è bene collegare fisicamente il Pos alla cassa (tramite il software gestionale)
Venendo al mondo della farmacia, pur non essendo richiesto dall’adempimento in oggetto che prevede il solo link logico, il collegamento fisico tra Pos e cassa – passando per il Pc su cui vi è installato il software gestionale della farmacia – può portare a benefici operativi concreti. Con il collegamento, infatti, è possibile automatizzare il passaggio dell’importo e dell’esito pagamento tra gestionale, cassa, e incasso elettronico, migliorando le tempistiche di chiusura della transazione, riducendo errori di digitazione e la necessità di storni manuali. La connessione fisica, inoltre, facilita la riconciliazione di fine giornata tra corrispettivi, transazioni Pos, e contabilità, a beneficio di tracciabilità delle transazioni e controllo interno. Last but not least, la connessione fisica permette la gestione più fluida di resi, annulli, e pagamenti misti, con minore dipendenza da procedure manuali e maggiore uniformità tra operatori e postazioni, soprattutto nei punti vendita con più casse.
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