Il 1 gennaio 2019 entra in vigore la fatturazione elettronica anche tra soggetti IVA (operazioni B2B) e verso i consumatori finali (operazioni B2C), benché verso questi ultimi l’obbligo scatterà dal 2020. L’implementazione della fattura elettronica B2B e B2C si associa a quella già intervenuta per gli scambi con la Pubblica Amministrazione (operazioni B2G). Tale innovazione consente alle farmacie, come a milioni di altre attività in Italia, di beneficiare di numerosi vantaggi, sia sul lato operativo che su quello gestionale. Tra i primi vi è la scomparsa totale della forma cartacea del documento contabile, consentendo di dematerializzare la quasi totalità dei documenti in arrivo ed in uscita da e per la farmacia, agevolando quindi sia la gestione interna, ma anche quella esterna, legata alla «movimentazione» da a verso gli stakeholders, tra cui i professionisti e studi di consulenza che gestiscono gli aspetti contabili.
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Oltre ciò, tra i benefici a valore aggiunto ottenuti con l’implementazione della fattura elettronica, grazie anche agli sforzi delle principali software house del settore, vi è la possibilità di effettuare l’intera gestione documentale da e verso il software gestionale, mediante procedure automatizzate o semi-automatizzate. In tal senso, è possibile ricevere tutti i documenti passivi, ovvero emessi in favore della farmacia, su un’unico pannello gestionale che consentirà anche la registrazione direttamente nello scadenziario. Ciò vale anche per i documenti emessi dalla farmacia, in favore dei soggetti beneficiari.
Un altro vantaggio è relativo alla verifica automatizzata degli importi fatturati, rispetto a quelli concordati in fase di ordine con l’industria o con il distributore intermedio. In pratica, come già avviene per la verifica del “prescritto-esitato” della ricetta elettronica, vi è la possibilità di verificare che le condizioni concordate in fase preliminare siano state effettivamente rispettate. Ciò anche per la verifica dei quantitativi, in caso di incongruenze nella ricezione delle merci o nel caricamento dei prodotti a magazzino.
In merito a questo importante cambiamento, FarmaciaVirtuale.it ha raccolto il parere di Nicola Stabile, presidente di Promofarma, società di servizi di Federfarma, impegnata in questa epocale innovazione di processo, in qualità di erogatrice di servizi di intermediazione, attraverso la fornitura del servizio di fatturazione elettronica. In particolare, mediante il servizio che consente trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche inviate alla Pubblica Amministrazione, nonché quelle di trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture elettroniche dei rapporti tra privati, sia commerciali (B2B), che verso consumatori finali (B2C).
«La fatturazione non deve essere vista dalle farmacie come un obbligo di legge, ma una vera e propria occasione per fare ordine all’interno delle proprie attività. Per questo motivo – spiega Stabile -, considero la fatturazione elettronica come un’opportunità, anche perché semplificherà i flussi informativi, vista anche la completa integrazione con la filiera distributiva». Secondo il dirigente, anche dal punto di vista operativo la fattura elettronica consente vantaggi di non poco conto: «La fattura non richiederà più un tempo di “trasporto”, tipico della fattura cartacea, ma arriverà immediatamente nelle disposizioni della farmacia. In termini di gestione della contabilità diventa tutto molto più facile, consentendo un controllo ancora più immediato di quelle che sono le dinamiche contabili da e verso la farmacia. Inoltre, l’onere operativo del farmacista diventa meno impattante a causa dell’elevata automatizzazione di tutti i meccanismi di interrogazione».
Il dirigente si sofferma sulle dinamiche relative alla piattaforma di Promofarma, disponibile per le farmacie, sottolineando che «sarà molto comodo avere a disposizione tutte le fatture su un’unica piattaforma, accessibili in maniera immediata ed evidente. Inoltre, vi sarà la garanzia di poter trovare tutti i documenti contabili, senza dover rincorrere i documenti smarriti, o ricevuti in ritardo, o magari dimenticati». Un’altra prospettiva da considerare riguarda i software gestionali farmacia, «gran parte delle software house – conclude Stabile – ha integrato in maniera efficiente ed attenta la piattaforma all’interno del software gestionale, toccando aspetti non solo contabili ma relativi alla gestione finanziaria, consentendo ai farmacisti di poter gestire tutto in maniera ottimale, salvaguardando quindi l’integrità dei processi».
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