Fatturazione elettronica: quali supporti servono, come la si conserva e cosa fare con le cartacee

L’introduzione della fatturazione elettronica a partire dal 1 gennaio 2019 (che potrebbe vedere esentati all’ultimo minuto medici e farmacisti, nella parte relativa all’emissione verso i clienti privati, ma non nella parte relativa alla PA e i clienti aziendali, e che per cui le farmacie dovranno comunque adeguarsi) costringerà molte persone a dotarsi di una serie di sistemi tecnologici. Poca cosa per molte persone, ma per gli “allergici” a mouse e tastiere potrebbe non trattarsi di una novità di poco conto.

Come spiegato infatti dall’Agenzia delle Entrate nella sua guida ad hoc, «la fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti: va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone e deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il cosiddetto Sistema di Interscambio (SdI)». Quest’ultimo agisce come una sorta di “postino” «che svolge i seguenti compiti: verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali, nonché l’indirizzo telematico (l’indirizzo PEC oppure “codice destinatario” dell’intermediario) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura, e controlla che la partita Iva del fornitore (il cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (cessionario/committente) siano esistenti».

Il sistema include dunque anche la Posta Elettronica Certificata, da anni obbligatoria per i professionisti aderenti ad un Ordine, dunque anche per i farmacisti. Come precisato da una guida della Camera di Commercio, poi, il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere «prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge». Per procedere a tale fine, l’Agenzia delle entrate propone tre tipi di programmi: «Una procedura web, utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito Internet dell’Agenzia (per il cui uso occorre disporre di una connessione in rete; un software scaricabile su PC, anche senza essere connessi); una App per tablet e smartphone, denominata “Fatturae”, scaricabile dagli store Android o Apple (la connessione in rete è necessaria)».

Vi è da dire che già oggi le Farmacie sono obbligate all’emissione delle fatture elettroniche in formato XML, cioè quelle verso la PA rappresentate dalle ASL per la cd “convenzionata”. Molti degli strumenti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, partendo dal file XML generato dai software gestionali di farmacia, tra cui Wingesfar di CGM, permetteranno facilmente l’invio alle ASL ovvero alle ditte o case di cura senza la necessità di ulteriori piattaforme o applicazioni. Sarà sufficiente generare il file XML dal software, ad esempio Wingesfar di CGM, e procedere all’invio allo SDI tramite l’intermediario scelto, anche tramite procedure automatizzate, oppure utilizzando il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
Se i controlli del SDI vanno a buon fine, esso «recapita la fattura elettronica all’indirizzo telematico indicato e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all’interno della quale sono indicate la data e l’ora esatta in cui è avvenuta la consegna. Nella ricevuta, inoltre, è riportato il nome che è stato assegnato al file dal soggetto che ha predisposto la fattura, un numero (attribuito dal SdI) che identifica univocamente il file della fattura e un ulteriore codice (definito hash) che consente di garantire l’integrità del file stesso. Inoltre, un duplicato della fattura elettronica è sempre messo a disposizione sia del cliente che del fornitore nelle loro rispettive aree riservate di “Consultazione > Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”. Il duplicato della fattura elettronica ha lo stesso valore giuridico del file originale della fattura».

L’Agenzia precisa anche che «sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. Ciò, tuttavia, non significa semplicemente memorizzarla sul PC, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia, negli anni, di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa. Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in Internet; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio».

E le fatture cartacee ricevute o emesse fino al 31 dicembre 2018? Esse dovranno invece essere conservate secondo i termini previsti dalla legge. Ovvero, da un punto di vista fiscale, per un periodo minimo di 5 anni che decorrono a partire dall’ultimo giorno dell’anno in cui è stata presentata la dichiarazione alla quale si riferiscono. Ciò perché l’amministrazione ha, appunto, cinque anni di tempo per avviare eventuali controlli. A fini civilistici, invece, le fatture attive e passive devono essere conservate per 10 anni. L’art. 2220 del Codice civile aggiunge tuttavia che «le scritture e i documenti possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti».

Articolo pubblicato con il contributo non condizionante di CGM Italia Group.