E-fattura, come cambierà il lavoro in farmacia e cosa si deve fare per adeguarsi?

Come è noto, il 1 gennaio 2019 entrerà in vigore l’obbligo di emissione della fattura elettronica anche tra soggetti IVA (operazioni B2B) e verso i consumatori finali (operazioni B2C), benché verso questi ultimi, a seguito delle modifiche normative in sede di approvazione con la legge di bilancio, l’obbligo scatterà con un anno di ritardo, cioè dal 2020. L’implementazione della fattura elettronica B2B e B2C andrà ad associarsi a quella già intervenuta per gli scambi con la Pubblica Amministrazione (operazioni B2G). L’adeguamento dei sistemi informativi alla nuova modalità di fatturazione avrà alcune importanti implicazioni pratiche sul lavoro della farmacia. Se infatti i numerosi adeguamenti legislativi passati, tra cui l’Articolo 50 o la ricetta dematerializzata, sono stati visti come qualcosa a cui la farmacia doveva obbligatoriamente adeguarsi, pur non volendo, l’introduzione della fattura elettronica, sia nella forma attiva che passiva, sarà l’occasione per poter riorganizzare l’intero flusso di lavoro alle spalle dei vecchi documenti cartacei che, dal 1 gennaio 2019, andranno completamente in pensione, salvo qualche eccezione.

Quali sono le ripercussioni sul lavoro in farmacia?

Nell’ambito del ciclo “passivo”, relativo alla ricezione delle fatture elettroniche, vari sono gli stakeholder da considerare, ovvero i fornitori di servizi e quelli di merci, questi ultimi divisi tra distributori intermedi ed industria. E’ chiaro che, non esistendo più alcun elemento cartaceo, tutto ciò che prima si era costretti a gestire “fisicamente”, ora non sarà più d’intralcio. Tutta la documentazione in formato elettronico, emessa o ricevuta dalla farmacia, potrà essere inoltrata al commercialista in forma del tutto elettronica, dicendo addio ai vecchi faldoni da trasportare. Ne consegue che tutti i documenti di fatturazione, salvo alcune eccezioni, scompariranno dalla parte “fisica” della farmacia, ricomparendo in quella “virtuale”.

Un’altra importante innovazione degna di nota, che consentirà l’abbattimento dei tempi necessari alla gestione degli ordini, riguarda la verifica delle informazioni contenute nel documento contabile ricevuto, con quanto ordinato. Molti si saranno chiesti in che modo poter verificare una fattura, rispetto al documento di consegna (Ddt), o alla copia commissione dell’ordine, con particolare attenzione alla corrispondenza tra quanto ordinato e quanto fatturato. Ebbene, per la verifica dei costi, ma anche delle quantità, fatturate rispetto a quelle ordinate, consegnate o caricate, ricorrono in aiuto le varie soluzioni gestionali, che consentono di poter effettuare questa verifica in maniera del tutto automatizzata. A titolo di esempio, il software gestionale Wingesfar di Cgm, consentirà – in tempo reale o in differita – di poter effettuare tale riscontro senza alcun aggravio di tempo, focalizzando la propria attenzione, a differenza dei documenti cartacei che richiedevano la lettura e la spunta riga per riga, solo sulle righe effettivamente incongruenti, dando la possibilità di apportare le relative modifiche o di effettuare quanto dovuto per risolvere eventuali incongruenze segnalate dal software.

Il Ddt di consegna, in forma cartacea, allegato obbligatoriamente alla merce consegnata in farmacia, al momento non andrà in pensione, ma nel prossimo futuro anche tale documento sarà oggetto di dematerializzazione spinta. Tuttavia, numerosi saranno i vantaggi e le ripercussioni sul lavoro in farmacia: tali benefici andranno di pari passo alle evoluzioni che i software gestionali farmacia saranno capaci di implementare ed affinare col tempo, a seguito anche delle segnalazioni dei miglioramenti da parte dei farmacisti, alle stesse software house.

Con riferimento al ciclo “attivo”, ovvero quello relativo all’emissione dei documenti in favore dei clienti soggetti IVA, ma anche dei privati – benché per questi ultimi siano in corso di approvazione delle esenzioni dall’obbligo -, i vantaggi sono gli stessi, e riguardano la parte di invio della documentazione contabile in formato elettronico, ma anche la possibilità di poter conservare e reperire, al momento del bisogno, la documentazione necessaria, sia per la consultazione da parte del commercialista o del consulente, ma anche dell’utente finale.

Cosa deve fare la farmacia per adeguarsi?

Sebbene a primo impatto possa sembrare difficile adeguarsi a tale cambiamento, il processo di adeguamento richiede pochi semplici passi. In sostanza, i soggetti da considerare sono il soggetto intermediario deputato alla ricezione e alla consegna delle fatture al destinatario, i commercialisti e le software house. Proprio grazie a queste ultime, nella maggior parte dei casi, vi è la possibilità integrare completamente i documenti emessi o ricevuti dalla farmacia. Ad esempio, la soluzione CGM E-FATTURE, sia nella versione Base che Pro, ma anche la soluzione Cgm Pharmainvoice, consentiranno di “scrivere” direttamente nel software gestionale ciò accade all’esterno, ovvero segnalare tutti documenti ricevuti, direttamente con l’apposita funzione.

Pertanto, la prima cosa da fare è assicurarsi che il proprio software gestionale dia la possibilità di interfacciare completamente, o anche parzialmente, il ciclo di fatturazione attiva e passiva, con le piattaforme governative deputate allo smistamento e alla consegna del materiale contabile. In seconda battuta, è necessario contattare il proprio commercialista o consulente, al fine di segnalargli la necessità di adeguamento. In tal caso, nelle fase preliminare alla messa a regime, la farmacia avrà l’obbligo di comunicare il codice dell’intermediario, direttamente all’Agenzia delle Entrate. Operazione che può essere fatta una volta prescelto il corretto intermediario.

Inoltre, è suggeribile ridurre il numero di documenti contabili emessi, soprattutto nel caso dei grossisti o cooperative (distributori intermedi). Spesso infatti il documento allegato alla merce consegnata è la “fattura accompagnatoria”. In tal senso, bisognerebbe ridurre il numero di documenti contabili da gestire, in funzione di un un’unica fattura riepilogativa di fine mese.

Un ulteriore vantaggio è quello di poter inserire in automatico nello scadenzario, sia attivo che passivo, il pagamento da effettuare o da ricevere. Anche in questo caso, vengono in aiuto le software house farmacia che consentono di registrare direttamente nello scadenzario la fattura ricevuta od emessa dal gestione, evitando quindi di dover aspettare il cartaceo e procedere manualmente alla registrazione, consentendo un’ordinata e puntuale gestione dei pagamenti. Ecco quindi svelati alcuni aspetti positivi a seguito dell’implementazione della fattura elettronica in farmacia.

Articolo pubblicato con il contributo non condizionante di CGM Italia Group.