Gestire la farmacia in tempo di crisi: i consigli di Falorni e De Simone

Come amministrare al meglio la farmacia e valorizzare il supporto che può venire dal commercialista? Quali i modi pratici per assicurarsi una buona gestione? In tempi di crisi diventa particolarmente strategico ottimizzare gli strumenti e le risorse a disposizione; per fornire un supporto concreto ai colleghi, FarmaciaVirtuale.it ha raccolto i consigli dello Studio Falorni di Ospedaletto Pisa, specializzato nella consulenza gestionale e contabile per le farmacie, e di Giuseppe De Simone della farmacia Elifani di Sorrento, che ha attivato un sistema di gestione della farmacia grazie al quale riesce a controllare tutto il business.

«Siamo in una nuova era – spiega Franco Falorni –, e bisogna riposizionare la farmacia, tornando a usare strumenti quali il budget e il bilancio. Il budget serve al farmacista per capire gli impegni che si possono prendere; analizzando i numeri passati si può capire la tendenza futura. Occorre fare un check up organizzativo, economico e finanziario della farmacia, per capire cosa si può fare e cosa no, che resa si ha, e se la resa è quella attesa o meno. Idem per l’aspetto patrimoniale. Così si può quindi capire la resa e se la farmacia è capitalizzata, e da qui fissare poi degli obiettivi attraverso un budget; se si deve apportare capitale, o se si possono aumentare i prodotti e/o i servizi forniti, se ridurre i costi, aumentare i ricavi, o entrambi. Le tappe sono tre: a partire dal bilancio della propria farmacia si fa dunque un check up e si individuano le performance, la resa e se la farmacia è capitalizzata. Poi si decide cosa fare col budget, se agire sulla resa o sulla capitalizzazione. Infine, terza fase, il follow up, il controllo. Col bilancio periodico trimestrale che fa il commercialista e coi dati ricavabili dal gestionale di farmacia, si può vedere il margine medio che si ricava e se la resa della farmacia sale o scende».

Suona più complicato di quanto non sia in realtà, perché anche un farmacista con competenze economiche medie può essere in grado di fare autonomamente queste valutazioni, soprattutto considerato che la maggior parte dei segnali sull’andamento dell’attività sono deducibili da un’osservazione attenta e metodica. «Bastano anche indizi quali se si hanno debiti coi fornitori – continua Falorni –, se le merci in magazzino diminuiscono o si accumulano, le tempistiche dei pagamenti dalle Asl, se il conto in banca della farmacia sale o scende. Se ogni mese il farmacista mette insieme questi valori, può vedere se ha un trend positivo o negativo. Occorre infatti guardare non solo il valore assoluto, ma anche e soprattutto come cambia l’andamento, se mostra una progressiva contrazione o un miglioramento. E poi è bene andare spesso dal commercialista, che sia specializzato nel settore perché ha maggiori capacità di coglierne le specificità, per avere un colloquio continuo per capire gli scenari».

La costanza del monitoraggio è la strategia chiave anche secondo il collega Giuseppe De Simone. Come a dire: se ci sono problemi e gli affari non vanno come dovrebbero, almeno accorgersene subito per poter correre ai ripari. «Ogni giorno bisogna essere consapevoli che i costi stiano dentro i ricavi, non solo della merce, ma anche per il personale, le utenze, l’affitto, senza lasciare niente al caso, o nel giro di qualche mese ci si trova un buco. Ad esempio, se si decide di fare una promozione su qualche prodotto, occorre fare bene il conto del ricarico, non fare sconti senza aver fatto prima i calcoli sulla compensazione derivante dalle eventuali maggiori vendite stimate. I gestionali ormai monitorano tutto, non solo la merce venduta, quindi si può avere la percezione di come vanno gli affari ed è possibile implementare tutti i dati sui costi della struttura, del personale – con la progressiva dilatazione degli orari di lavoro possono incidere parecchio, ad esempio per gli straordinari –, delle utenze. È possibile elaborare i dati, i costi di approvvigionamento del denaro dalla banca. Se questi costi totali non stanno dentro gli utili si deve correre ai ripari velocemente. Non dico settimanalmente, ma è bene almeno una verifica mensile, per poter valutare e tamponare subito eventuali perdite».

Operazioni che il farmacista può effettuare in autonomia. «Il commercialista può dare indicazioni su come effettuare i pagamenti – chiosa De Simone –, ma siamo noi che dovremmo sapere come stanno andando gli affari. Con l’aumento dei costi da una parte, e dall’altra la riduzione del prezzo di molti medicinali, la contrazione dei consumi e i ritardi nei pagamenti da parte del sistema sanitario, occorre anticipare soldi, perciò bisogna tenere in conto il costo del denaro e avere una visione complessiva. E occorre assolutamente sviluppare i settori extra Servizio sanitario; dobbiamo essere noi a proporre soluzioni ai clienti, e non aspettare che siano loro a rendersi conto di avere dei problemi o delle esigenze. Il cliente usa prodotti di igiene intima e dentale, di cura del corpo, magari ha dei figli piccoli o un animale: non ci si può più permettere di aspettare che sia lui a farsi avanti, occorre proporsi».