organizzazione di un congressoOrganizzare nei minimi dettagli un congresso farmaceutico richiede un lavoro lungo e dettagliato, da iniziare diversi mesi prima dell’evento.
Innanzitutto, è necessario che le giornate dedicate alla formazione e alla presentazione di conferenze vengano stabilite con precisione. La scelta della data risulta fondamentale; verificare che nello stesso periodo non siano già state fissate altre conferenze farmaceutiche o, comunque, in ambito medico, che potrebbero portare ad una diminuzione dell’afflusso di persone all’evento. Per effettuare un controllo veloce è possibile visitare i portali delle principali organizzazioni. Dopo aver stabilito la data stilare una bozza del programma; considerando la complessità delle argomentazioni, farlo almeno 6 mesi prima del giorno fissato.
Successivamente passare alla definizione dell’ordine del giorno. Per iniziare, scrivere un elenco dei “potenziali” argomenti, cercando di proporne qualcuno che non sia stato trattato recentemente in altre conferenze. Prevedere discussioni su temi piuttosto “caldi”, scegliendo di farli esporre da relatori che abbiano acquisito nel tempo una certa notorietà. In seguito compilare l’ordine del giorno suddividendolo in sessioni tematiche; per ognuna di esse indicare il tempo a disposizione del relativo relatore. I temi più importanti potranno essere trattati anche per un’ora, mentre per gli altri ci si dovrebbe limitare alla metà.
Per quanto riguarda i relatori, alcuni partecipano solitamente ai congressi senza che sia necessario corrispondere loro un compenso; altri danno la propria disponibilità senza neppure richiedere il rimborso spese. In alcuni casi, invece, è opportuno riconoscere un “incentivo” ai relatori, considerando che avere un grosso “nome” sarebbe visto positivamente anche dagli sponsor. È opportuno prevedere anche eventuali sostituti di pari livello e preparazione, per far fronte ad eventuali contrattempi dell’ultimo minuto che rendano impossibile la partecipazione.
n punto fondamentale è rappresentato dal budget; se non si è in grado di procurarsi le risorse da soli ricorrere ad un finanziamento e a delle sponsorizzazioni. Infatti, oltre alle spese per l’affitto del locale, considerare la ristorazione, le spese per la stampa dei materiali e le fatture dei relatori. Gli eventuali sponsor dovranno essere contattati con molto anticipo, in quanto il processo di erogazione fondi può risultare piuttosto lungo. Per quello che concerne la sede, la sua dimensione dovrà essere adeguata al numero delle persone che si crede parteciperanno all’evento. Inoltre, se si è fatto ricorso a delle sponsorizzazioni, è probabile che gli sponsor stessi chiedano di avere qualche stand a disposizione. Fattori essenziali per la scelta della sede sono la sua posizione (deve essere facilmente raggiungibile), le dimensioni e il costo. Affidarsi a partner quali mice-maker.com consente di avere le migliori soluzioni in questo ambito. Quando si decide di predisporre anche uno spazio nel quale offrire un rinfresco (per delle pause e per l’eventuale pranzo), questo dovrebbe trovarsi non lontano dagli stand promozionali, incoraggiando i diversi delegati ad interagire con le attività presenti anche nei momenti di pausa. Se possibile, scegliere il posto anche in base all’assistenza tecnica fornita; ad esempio, verificare che siano messi a disposizione dei microfoni di roaming per le eventuali domande del pubblico. Valutare le modalità migliori per ottenere pubblicità, magari invitando degli editori di riviste selezionate a parteciparvi. Al termine del congresso farmaceutico ringraziare i relatori inviando loro una comunicazione scritta, informandoli del successo dell’iniziativa.

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