Gestione farmacia, l’importanza di un cruscotto per il controllo gestionale

Così come un soggetto sano o paziente cronico viene preso in carico da medico e farmacista, anche la farmacia necessita di un “framework”, intelaiatura, composto da figure professionali e soluzioni volte a prevenire, a volte curare, lo sviluppo di eventuali stati patologici. Condizioni che possono indebolire la struttura economica e finanziaria dell’attività – già resa flebile da ciò che accade all’esterno – conseguenza diretta della consueta attività quotidiana, nonché delle operazioni gestionali che il farmacista mette in atto per alimentare i flussi operativi. In parole semplici, se la farmacia si ammala, può dipendere anche da fattori esterni, tuttavia parte della problematica può provenire dal suo interno.

Se sotto il profilo contabile, fiscale e patrimoniale si delega spesso e volentieri a strutture esterne alla propria farmacia, capaci di intervenire per tempo qualora vi fossero lacune o carenze gestionali, dall’altro esistono numerose procedure e best practices che i farmacisti possono mettere in atto per un controllo accorto degli andamenti. Sembrerà scontato, ma una di queste è proprio il software gestionale farmacia. Piattaforma spesso trascurata e considerata meramente di ausilio operativo, ma che in realtà costituisce l’ossatura per il buon – se non ottimo – andamento della farmacia e, se utilizzata appieno, un potente strumento gestionale e di controllo.

Proprio in merito ai software gestionali della farmacia, se un tempo essi venivano sviluppati con l’intento di colmare le necessità gestionali del momento, vale a dire, a titolo di esempio, l’adeguamento per le evoluzioni legislative, l’adeguamento per la gestione delle tipologie di ricette, e quanto altro ancora, i software moderni alzano l’asticella sviluppando soluzioni di analisi come dashboard di semplice lettura, contenenti una serie di funzionalità per avere sotto controllo con un colpo d’occhio tutti i processi operativi grazie ai quali – o per colpa dei quali – la farmacia riesce a produrre un risultato di impresa. In sostanza, veri e propri cruscotti con indicazione dei principali indici da tenere sotto controllo e possibilità di accesso ai dati di dettaglio.

Queste funzioni, particolarmente utili nell’operatività quotidiana, consentono di monitorare quei processi routinari messi in atto tutti i giorni e, proprio perché probabilmente portano via tempo o necessitano di verifiche manuali, del tutto trascurati. Essi riguardano tre macroaree: magazzino, acquisti e prezzi praticati (visibili nell’immagine allegata, per gentile concessione di WINGESFAR di CGM). Per quanto riguarda i parametri di controllo del magazzino, si cita ad esempio il monitoraggio dei prodotti invenduti, lo Stock view ossia l’analisi in un sol colpo d’occhio della staticità (capitale fermo) o dinamicità del magazzino, i prodotti in scadenza, le giacenze da controllare e le rettifiche delle giacenze che presentano eventuali incongruenze. La seconda area riguarda invece i costi da controllare, i prodotti senza costo, l’attendibilità del costo del grossista e l’attendibilità del costo fornitore.

È utile ricordare, a tal proposito, che la corretta attribuzione dei costi è la base per determinare la marginalità e quindi, in ultima analisi, la marginalità della farmacia, cioè la sua sostenibilità economica nel tempo. Infine, ultima area – probabilmente essenziale per il corretto posizionamento commerciale – riguarda il margine dei prodotti venduti, quelli con prezzo obsoleto, il margine basso dei prodotti venduti e i prodotti senza prezzo. Tutte funzionalità, quelle elencate, che se tenute quotidianamente sotto controllo permettono di conseguire performance operative che certamente impattano positivamente sul bilancio e dunque sul risultato di gestione.