Fatturazione elettronica farmacia, le novità sulla numerazione dei documenti

L’intervenuto obbligo di emissione delle fatture nei confronti della P.A. in formato elettronico ha coinvolto, com’è ormai noto a tutti, anche le farmacie, alcune delle quali, peraltro, hanno dovuto affrontare sin dallo scorso anno – in qualche caso con l’aiuto del nostro Studio – questo problema dell’emissione di fatture elettroniche nei confronti soltanto di certi Enti locali o strutture pubbliche.
Sta di fatto però che dal 31 marzo scorso tutte le farmacie devono obbligatoriamente emettere nei confronti di tutte le Pubbliche Amministrazioni – inclusa la Asl per l’assistenza integrativa, la DPC, il web care, ecc. – fatture soltanto in formato elettronico, utilizzando uno dei sistemi proposti dalle varie organizzazioni o strutture (istituzionali o meno) come la Federfarma, mediante Promofarma, e/o da aziende produttrici di gestionali.
La farmacia però continua naturalmente a emettere anche le “tradizionali” fatture attive anche nei confronti dei privati, che possono essere anch’esse in formato elettronico (come diremo meglio tra un momento) ovvero continuare ad essere in formato cartaceo, e si può porre quindi nel concreto il duplice problema della numerazione delle due serie di fatture (elettroniche e cartacee) e della loro conservazione.
Ora, le fatture elettroniche sono soggette obbligatoriamente alla conservazione c.d. “sostitutiva”, cioè in forma anch’essa elettronica, e hanno evidentemente una loro numerazione autonoma ‑ distinta perciò da quella delle eventuali fatture cartacee – e vanno annotate in uno specifico registro “sezionale” (delle fatture emesse) che riporta pertanto l’annotazione contabile soltanto dei documenti in formato elettronico.
Ma, come accennato, anche le fatture attive nei confronti di privati possono essere emesse e trasmesse ai clienti in formato elettronico (“xml”), e per ciò stesso vanno in tal caso anch’esse obbligatoriamente conservate in via “sostitutiva” e numerate seguendo lo stesso ordine progressivo delle fatture elettroniche nei confronti della P.A.
Le fatture cartacee (che la farmacia può emettere, s’intende, solo nei confronti di privati) sono invece soggette alla conservazione tradizionale – cioè annotate sul registro IVA delle vendite, oltre che sull’eventuale libro giornale – e la loro numerazione, come è detto anche nel titolo, va in ogni caso separata da quella elettronica.
Quindi, esemplificando, se la farmacia ha emesso ad oggi fatture cartacee fino alla n. 20, alla prima fattura elettronica dovrà essere attribuito il n. 1, magari aggiungendo una “E” così da identificarla immediatamente come elettronica.
Le farmacie assistite potranno naturalmente rivolgersi, per qualsiasi chiarimento, ai nostri uffici.

(roberto santori)