Gestione elettronica documenti in farmacia: il servizio proposto da CGM

Come effettuare la gestione e la conservazione dei documenti e occuparsi sia del ciclo attivo che del ciclo passivo delle fatture? Il gruppo CGM propone per le farmacie CGM PHARMAINVOICE, un servizio che «crea, riceve, gestisce e laddove necessario condivide e conserva elettronicamente i documenti elettronici, digitali (PDF o i nuovi XML B2B) o anche cartacei, tra farmacie, produttori, distributori intermedi, commercialisti e Pubblica amministrazione». «Documenti come fatture e DDT – specifica l’azienda – vengono dematerializzati su flussi “intelligenti” elettronici, eliminando in questo modo il supporto cartaceo. Tali flussi di dati si interfacciano poi con i programmi gestionali, rendendo automatiche le attività amministrative che da sempre vengono espletate in modo manuale». Un vantaggio non di poco conto per i farmacisti, nonché un guadagno di tempo: «La gestione di ordini, consegne, fatturazione e altre attività che implicano molto lavoro basato sullo scambio di documenti cartacei viene snellito e reso più sicuro. CGM PHARMAINVOICE permette di coinvolgere attivamente tutta la filiera, utilizzando strumenti elettronici di uso comune». In particolare, il gruppo ricorda che «la trasmissione telematica consiste nell’invio di dati e informazioni contenuti in fattura tramite un sistema web o elettronico. Generalmente il documento è in formato pdf. Il mittente e il destinatario devono provvedere alla stampa del documento su carta e alla sua gestione manuale. Il beneficio si ha solo per la mancata spedizione fisica del documento». Mente l’emissione – ovvero fatturazione – elettronica prevede, con CGM PHARMAINVOICE, «che il documento sia emesso, trasmesso e conservato in modalità completamente elettronica attraverso un sistema idoneo a garantire i requisiti di autenticità e integrità del documento». Per poter utilizzare il servizio, però, «è richiesta l’accettazione esplicita da parte del destinatario. Entrambe le entità devono gestire l’archiviazione sostitutiva dei documenti. I benefici derivano dalla gestione completamente automatizzata delle informazioni e dalla eliminazione della carta».